Zgłoszenie administratora

Warunki korzystania z Systemu e-PFRON2

Postanowienia ogólne

§ 1.

Przedmiotowy dokument określa zasady korzystania z Systemu e-PFRON2, w szczególności:

  1. warunki korzystania oraz zakres odpowiedzialności Pracodawców upoważnionych do korzystania z Systemu e-PFRON2;
  2. zasady udzielania oraz utraty ważności Certyfikatu do korzystania z Systemu e-PFRON2;
  3. tryb nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z Systemu e-PFRON2.

§ 2.

Użyte w dokumencie określenia oznaczają:

  1. Administrator – osoba upoważniona przez Pracodawcę lub Administratora Pracodawcy do zarządzania uprawnieniami korzystających z Systemu e-PFRON2 oraz do składania i podpisywania w imieniu Pracodawcy Dokumentów w Systemie e-PFRON2.
  2. Certyfikat – elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane służące do weryfikacji Podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej Podpis elektroniczny, i które umożliwiają jej identyfikację. Certyfikat może być Certyfikatem kwalifikowanym lub Certyfikatem wydawanym przez System e-PFRON2.
  3. Dokument – deklaracja lub informacja składana przez Pracodawcę Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) oraz zgłoszenie/odwołanie Administratora.
  4. Fundusz lub PFRON– Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
  5. Klucz prywatny – jeden z dwóch kluczy kryptograficznych (plik PVK). Użytkownik posiada klucz prywatny i używa go do tworzenia elektronicznych podpisów i rozszyfrowywania otrzymanych wiadomości. Klucz prywatny jest tajny.
  6. Certyfikat publiczny – jeden z dwóch kluczy kryptograficznych (plik CRT). Certyfikat publiczny może być również wykorzystywany do szyfrowania wiadomości przesyłanych do jego właściciela. Wiadomość może zostać wtedy odszyfrowana tylko przy pomocy klucza prywatnego.
  7. Korzystający – użytkownik Systemu e-PFRON2, tj. Administrator, Użytkownik i Pracownik, zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
  8. Numer w rejestrze PFRON – nadany przez PFRON unikalny numer identyfikujący Pracodawcę.
  9. Podpis elektroniczny – stworzony przy pomocy klucza prywatnego i Certyfikatu publicznego zbiór danych, przypisany do podpisywanego dokumentu, pozwalający na weryfikację tożsamości osoby składającej podpis w zakresie danych zawartych w certyfikacie, jest powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
  10. Podpis kwalifikowany – podpis złożony przy pomocy Certyfikatu kwalifikowanego oraz przy użyciu bezpiecznego urządzenia do składania podpisu.
  11. Portal – strona internetowa www.pracodawca.e-pfron.pl.
  12. Pracodawca – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej zobowiązana do wpłat lub zwolniona z wpłat na PFRON oraz zobowiązana do składania deklaracji lub informacji do PFRON.
  13. System e-PFRON2 – oprogramowanie informatyczne wspierające obsługę procesów związanych ze składaniem i odbieraniem deklaracji, informacji oraz innych dokumentów, poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego, przez Pracodawców zobowiązanych do wpłat lub zwolnionych z wpłat na rzecz PFRON, zwany także Systemem.

§ 3.

  1. Pracodawcy zobowiązani do składania Zarządowi PFRON deklaracji oraz informacji realizują swój obowiązek za pośrednictwem Systemu e-PFRON2.
  2. Do korzystania z Systemu niezbędny jest:
    1. komputer z zainstalowaną przeglądarką internetową Mozilla Firefox w wersji 23.0.1 lub nowszej albo Internet Explorer w wersji 8 lub nowszej;
    2. aplikacja Java w wersji 7 (aktualizacja 45 lub nowsza) albo wersji 8;
    3. dostęp do sieci Internet.
  3. Dostęp do Systemu wymaga przeprowadzenia Zgłoszenia Pracodawcy i Administratora.
  4. Fundusz nie ponosi odpowiedzialności za dane, które zostały błędnie wprowadzone przez użytkowników w imieniu Pracodawcy.
  5. 5. Administratorem danych osobowych przekazywanych za pośrednictwem Systemu e-PFRON2 jest Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych z siedzibą przy Al. Jana Pawła II 13, 00-828 Warszawa. Podanie danych jest obowiązkowe i wynika z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych w związku z art. 21, 22, 23, 29, 33, 49, 49a, 49b ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dane są gromadzone w celu realizacji zadań nałożonych na Fundusz przez wskazaną powyżej ustawę o rehabilitacji. Osobom, których dane zostały przekazane Funduszowi za pośrednictwem Systemu e-PFRON2 przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania.

§ 4.

Zgłoszenie Pracodawcy

  1. Zgłoszenie Pracodawcy odbywa się za pośrednictwem Portalu.
  2. Pracodawca wypełnia Zgłoszenie DEK-Z dla Pracodawcy zobowiązanego do wpłat na PFRON albo INF-Z dla Pracodawcy zwolnionego z wpłat na PFRON.
  3. 3. Wydrukowane Zgłoszenie DEK-Z albo INF-Z jest opatrywane pieczęcią firmową Pracodawcy, imienną pieczęcią oraz własnoręcznym podpisem osoby/osób umocowanych do reprezentowania Pracodawcy i przesyłane na adres:3. Wydrukowane Zgłoszenie DEK-Z albo INF-Z jest opatrywane pieczęcią firmową Pracodawcy, imienną pieczęcią oraz własnoręcznym podpisem osoby/osób umocowanych do reprezentowania Pracodawcy i przesyłane na adres:
  4. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

    Al. Jana Pawła II 13

    00-828 Warszawa

    z dopiskiem na kopercie "e-PFRON2".

  5. Pracodawca, który dysponuje Podpisem kwalifikowanym może przesłać Zgłoszenie DEK-Z lub INF-Z w formie elektronicznej za pośrednictwem Systemu podpisując je Podpisem kwalifikowanym.
  6. Fundusz potwierdza nadanie Pracodawcy Numeru w rejestrze PFRON listownie oraz poprzez wiadomość e-mail wysłaną na adres wskazany w Zgłoszeniu Pracodawcy DEK-Z albo INF-Z.
  7. Pracodawca może dokonać rejestracji poprzez pełnomocnika w rozumieniu art. 138a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Pełnomocnictwo oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17,00 zł należy przesłać wraz z dokumentami umożliwiającymi rejestrację. Opłata skarbowa winna być wniesiona na rachunek bankowy m.st. Warszawy - Dzielnica Wola (numer dostępny na stronach internetowych dzielnicy). Opłaty skarbowej nie uiszczają jednostki budżetowe, jednostki samorządu terytorialnego, organizacje pożytku publicznego, pełnomocnik będący małżonkiem, wstępnym, zstępnym oraz rodzeństwo mocodawcy, pełnomocnik do podpisywania deklaracji i informacji składanych wyłącznie w formie elektronicznej (art. 4 i 7 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej).

§ 5.

Zgłoszenie Administratora

  1. Do korzystania z Systemu niezbędne jest zgłoszenie Administratora.
  2. Zgłoszenie Administratora odbywa się za pośrednictwem Portalu.
  3. Administratorem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
  4. Pracodawca ustanawiając Administratora upoważnia go do korzystania z Systemu oraz udziela mu pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji i informacji składanych Zarządowi PFRON przesyłanych za pośrednictwem Systemu. Pracodawca może upoważnić Administratora do udzielania dalszych pełnomocnictw oraz odwoływania pełnomocnictw do podpisywania Dokumentów przesyłanych w formie elektronicznej za pomocą Systemu, co oznacza uprawnienie do ustanawiania i odwoływania kolejnych Administratorów.
  5. Pierwszego Administratora może ustanowić wyłącznie Pracodawca, kolejnych Administratorów może ustanawiać/odwołać także Administrator, któremu Pracodawca udzielił pełnomocnictwa do powoływania kolejnych Administratorów.
  6. Pracodawca lub Administrator wypełnia Zgłoszenie Administratora/Pełnomocnika (ZAP) wskazując imię, nazwisko, PESEL oraz adres e-mail osoby zgłaszanej jako Administrator.
  7. System generuje login i przesyła go na wskazany w ZAP adres e-mail przyszłego Administratora. Wydrukowany ZAP jest opatrywany pieczęcią firmową Pracodawcy, imienną pieczęcią oraz własnoręcznym podpisem osoby/osób umocowanych do reprezentowania Pracodawcy i przesyłany na adres:
  8. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

    Al. Jana Pawła II 13

    00-828 Warszawa

    z dopiskiem na kopercie "e-PFRON2".

  9. Pracodawca lub Administrator, który dysponuje Podpisem kwalifikowanym może przesłać ZAP w formie elektronicznej za pośrednictwem Systemu podpisując go Podpisem kwalifikowanym.
  10. Fundusz potwierdza aktywację Administratora poprzez wiadomość e-mail wysłaną na adres wskazany w ZAP.
  11. Pracodawca może dokonać rejestracji poprzez pełnomocnika w rozumieniu art. 138a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Pełnomocnictwo oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17,00 zł należy przesłać wraz z dokumentami umożliwiającymi rejestrację. Opłata skarbowa winna być wniesiona na rachunek bankowy m.st. Warszawy - Dzielnica Wola (numer dostępny na stronach internetowych dzielnicy). Opłaty skarbowej nie uiszczają jednostki budżetowe, jednostki samorządu terytorialnego, organizacje pożytku publicznego, pełnomocnik będący małżonkiem, wstępnym, zstępnym oraz rodzeństwo mocodawcy, pełnomocnik do podpisywania deklaracji i informacji składanych wyłącznie w formie elektronicznej (art. 4 i 7 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej).

§ 6.

Dostęp do Systemu i Certyfikaty

  1. Uzyskanie dostępu do Systemu e-PFRON2 następuje po:
    1. wygenerowaniu i przesłaniu przez Pracodawcę elektronicznego Zgłoszenia Pracodawcy oraz Administratora;
    2. nadaniu przez Fundusz Numeru w rejestrze PFRON oraz aktywowaniu Administratora.
  2. Każdy Administrator i Użytkownik uprawniony do podpisywania deklaracji i informacji składanych Zarządowi PFRON, jeśli nie zamierza posługiwać się Podpisem kwalifikowanym, powinien utworzyć w Systemie Certyfikat.
  3. Certyfikat tworzy się na Portalu, generując klucz prywatny (plik PVK) oraz certyfikat publiczny (plik CRT) i zapisuje go w lokalizacji wskazanej przez użytkownika.
  4. Certyfikat jest ważny przez dwa lata od dnia wygenerowania. Po upływie tego terminu należy go odnowić.
  5. Administrator i Użytkownik posiadający ważny Certyfikat może podpisać deklaracje i informacje składane Zarządowi PFRON w Systemie.
  6. Pracodawca, Administrator lub Użytkownik, który dysponuje Podpisem kwalifikowanym może podpisać dokument Podpisem kwalifikowanym.

§ 7.

Poziomy uprawnień

W Systemie e-PFRON2 funkcjonują następujące poziomy dostępu (uprawnień):

  1. Brak – żadne uprawnienie nie zostało użytkownikowi przypisane (dotyczy przede wszystkim użytkowników, którym Administrator odebrał posiadane uprawnienia);
  2. Pracownik – możliwość tworzenia i edycji deklaracji i informacji składanych Zarządowi PFRON, możliwość ich przeglądania oraz odbierania korespondencji;
  3. Użytkownik – jak Pracownik oraz możliwość podpisywania i przesyłania deklaracji i informacji Zarządowi PFRON oraz wiadomości (uprawnienie pochodzące z systemu e-PFRON – nie nadawane nowym użytkownikom w e-PFRON2);
  4. Administrator – jak Użytkownik oraz możliwość obsługi danych Korzystających oraz jeżeli otrzymał od Pracodawcy stosowne pełnomocnictwo możliwość ustanawiania/odwoływania kolejnych Administratorów.

§ 8.

Tworzenie i podpisywanie dokumentów w Systemie

  1. Deklaracje i informacje w Systemie może tworzyć Pracownik, Użytkownik oraz Administrator.
  2. Tylko Administrator i Użytkownik, posiadający ważny Certyfikat, mogą podpisać i przesłać deklaracje i informacje Zarządowi PFRON.
  3. System umożliwia utworzenie, wypełnienie i przesłanie do PFRON następujących Dokumentów:
    1. DEK-I-0;
    2. DEK-I-a;
    3. DEK-I-b;
    4. DEK-II;
    5. DEK-II-a;
    6. DEK-II-b;
    7. DEK-I-u;
    8. DEK-II-u;
    9. DEK-W;
    10. DEK-R;
    11. DEK-Z;
    12. INF-1;
    13. INF-2;
    14. INF-Z;
    15. INF-U;
    16. INF-1-U;
    17. ZAP;

§ 9.

Odpowiedzialność stron

  1. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za zawartość oraz poprawność Dokumentów złożonych do PFRON.
  2. Fundusz gwarantuje nienaruszalność danych zawartych w złożonych przez Pracodawcę Dokumentach.

§ 10.

Obowiązki Pracodawcy

Pracodawca jest obowiązany do:

  1. zgłoszenia Pracodawcy (posiadania Numeru w rejestrze PFRON);
  2. zgłoszenia Administratora;
  3. składania Dokumentów za pomocą Systemu e-PFRON2;
  4. pobierania potwierdzeń otrzymania Dokumentów przez Fundusz;
  5. weryfikacji danych wprowadzanych w Dokumentach;
  6. bieżącego kontrolowania uprawnień przyznanych Korzystającym z Systemu;
  7. przestrzegania przepisów dotyczących zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych w systemach informatycznych;
  8. przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych w zakresie w jakim Pracodawca przetwarza te dane na potrzeby korzystania z Systemu e-PFRON2.

§ 11.

Obowiązki Administratora i Użytkownika

Administrator oraz Użytkownik jest obowiązany do:

  1. składania Dokumentów za pomocą Systemu e-PFRON2;
  2. pobierania potwierdzeń otrzymania Dokumentów przez Fundusz;
  3. weryfikacji danych wprowadzanych w Dokumentach;
  4. uzyskania Certyfikatu;
  5. zabezpieczenia posiadanego Certyfikatu, loginu i haseł oraz nieudostępniania ich osobom trzecim;
  6. odbierania wiadomości przesyłanych przez Fundusz za pośrednictwem Systemu.

§ 12.

Bezpieczeństwo Systemu e-PFRON2

  1. Każdy Administrator i Użytkownik uprawniony do podpisywania Dokumentów posiada wygenerowany przez System Certyfikat umożliwiający identyfikację tej osoby.
  2. Dokumenty składane za pomocą Systemu e-PFRON2 są zabezpieczone Podpisem elektronicznym, który pozwala na weryfikację tożsamości osoby składającej podpis oraz są zabezpieczone w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana danych w dokumencie jest rozpoznawalna.
  3. Zabrania się udostępniania osobom trzecim Certyfikatu, loginu i haseł Korzystających z Systemu.
  4. Fundusz zastrzega sobie prawo do przetwarzania historii operacji wykonywanych w Systemie.
  5. Każdy Korzystający jest obowiązany niezwłocznie informować Fundusz o stwierdzonym przypadku:
    1. nieprawidłowego lub nietypowego działania Systemu e-PFRON2;
    2. nieautoryzowanego korzystania z Systemu e-PFRON2.

§ 13.

Przepisy końcowe

W sprawach nieuregulowanych w Warunkach korzystania z Systemu e-PFRON2 mają zastosowanie w szczególności przepisy:

  1. ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
  2. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa;
  3. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny;
  4. ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym;
  5. ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych;
  6. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych;
  7. ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
  8. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz. U. z 2016 r. poz. 956);
  9. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2016 r. poz. 938);
  10. rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w sprawie informacji dotyczących kwot obniżenia wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz ewidencji wystawionych informacji o kwocie obniżenia (Dz.U. z 2016 r. poz. 928)

Akceptuję powyższe Warunki korzystania z Systemu e-PFRON2.

Wyrażam zgodę na składanie Zarządowi PFRON deklaracji, informacji oraz dokumentów zgłoszeniowych w formie elektronicznej poprzez teletransmisję danych oraz otrzymywanie z Funduszu informacji za pośrednictwem Systemu e-PFRON2.

Blok A